Agilität ist ein Begriff, der in der Geschäftswelt schon lange bekannt ist. Aber auch in Kommunen wird er immer wichtiger. Insbesondere in Zeiten des Wandels, wie wir sie aktuell erleben, ist es für Städte und Gemeinden unerlässlich, schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Doch wie funktioniert das in der Praxis?
Nahezu jeder Prozess innerhalb einer Organisation ist verbunden mit Kommunikation. Ob man jemand über einen Status informiert, einen Aspekt abstimmen möchte, eine Freigabe benötigt oder um eine Meinung bittet. In vielen Organisationen werden all diese unterschiedlichen Kommunikationsaspekte immer noch mit einem einzigen Medium verarbeitet: E-Mail.
Daher besteht ein erster Schritt darin, die Kommunikation innerhalb der Verwaltung zu verbessern. Es ist wichtig, dass die verschiedenen Abteilungen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter miteinander vernetzt sind und regelmäßig miteinander im Austausch stehen. Dazu sind mehrere Formate und Formen möglich. Neben den digitalen Möglichkeiten kommt in der Agilität dem persönlichen Gespräch eine ganz Bedeutung bei. Denn keine Kommunikationsform ist in Sachen Informationsvermittlung so effektiv wie das Gespräch. Mit der Etablierung verschiedenere Formate, unter anderem den Rewiews, können Probleme frühzeitig erkannt und gemeinsam gelöst werden.
Die interessierten Parteien, sprich die Stakeholder, sind elementar wichtige Bestandteile einer funktionierenden Kommune. Es gibt interne und externe Stakeholder. Die wichtigsten externen Stakeholder sind Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen sowie soziale Träger und Vereine. Diese Parteien in die Kommunikation zu integrieren, einen regelmässigen Austausch und Feedback zu organisieren, bringt einer Kommune viele und unmittelbare Informationen, um die eigene Leistungsfähigkeit zu steigern und den Nutzen der Arbeit zu verbessern.
In Zeiten der Veränderungen ist es hilfreich sich mit anderen Kommunen zu vernetzen, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen. Durch den Austausch von Erfahrungen und Best Practices können Städte und Gemeinden voneinander lernen und schneller auf Veränderungen reagieren. Eine Möglichkeit hierfür sind regionale Netzwerke oder interkommunale Zusammenarbeit. Die Herausforderungen sind in vielen Kommunen sehr ähnlich gelagert. Zu erfahren, welche Strategien und Prozesse andere Kommunen gewählt haben, kann das eigene Vorankommen extrem beschleunigen. Insbesondere das Lernen aus Fehlern von anderen kann präventiv dafür sorgen, dass man sich eigene negative Erfahrungen erspart und von Beginn an auf funktionierende Strategien setzt.
Die Organisation von Austausch, Projekten, Strategien und Aufgaben kann nur effizient organisiert werden, wenn die entsprechenden Tools dafür zur Verfügung stehen. In Transformationsprozessen müssen Projekte organisiert und Aufgaben verwaltet werden, die interaktiv und gemeinsam bearbeitet werden können. Eine Exceltabelle ist hierfür absolut ungeeignet und führt nicht zu der gewünschten und notwendigen Transparenz und Übersicht für alle Beteiligten. Digital Kollaboration ist nicht zuletzt wegen der Integration von Remote Arbeit unerlässlich, um eine reibungslose Zusammenarbeit an Projekte zu gewährleisten unabhängig von Raum und Zeit.
Insgesamt gibt es viele Ansätze, wie Kommunen agiler werden können. Ein zentraler Punkt ist dabei jedoch immer die Flexibilität und Offenheit für Veränderungen. Nur so kann eine Verwaltung schnell auf neue Herausforderungen reagieren und den Bedürfnissen der Bewohnerinnen und Bewohner gerecht werden. Der berüchtigte "Dienst nach Vorschrift" kann in vielen Aspekten den Herausforderungen der Kommunen nicht mehr Rechnung tragen. Vielmehr müssen stark prozessorientierte Arbeiten wie das Bearbeiten von Anträgen sinnvoll kombiniert werden mit Arbeiten im Bereich der Weiterentwicklung. Entweder Oder Ansätze sind hier nicht hilfreich. Agilität bedeutet den Mut neue Wege zu gehen, dem Prozess zu vertrauen, und sich gemeinsam neuen Aufgaben zu stellen.
