Microsoft hat in den letzten Jahren mit Office 365, jetzt bekannt als Microsoft 365, ein digitales Framework entwickelt, das die Möglichkeiten der digitalen Kollaboration revolutioniert hat. Dank einer Vielzahl von aufeinander abgestimmten Applikationen lässt es andere Lösungen im Schatten stehen. Doch wie können Kommunen von diesem leistungsstarken Paket profitieren? Welche Datenschutzaspekte sind zu beachten?
In diesem Blogartikel wollen wir diese Fragen klären und das Potential von Microsoft 365 für Kommunen beleuchten.
Eine Organisation ist ein komplexes System mit zahlreichen Subsystemen bis hin zu jedem Mitarbeitenden, der für sich ein eigenes System darstellt. Eine erfolgreiche Transformation kann nur gelingen, wenn all diese Systeme und deren Zusammenspiel berücksichtigt werden. Bei der Entwicklung einer Organisation müssen daher verschiedene Faktoren zusammen betrachtet werden:
Ein ideales Work OS sollte Lösungen für jedes dieser Themenfelder bieten. Microsoft 365 als solches Work OS bietet mittlerweile Lösungen für alle wichtigen Aspekte der Zusammenarbeit.
Ein optimales Work OS (Working Operating System) sollte Lösungen für jedes angesprochene Themenfeld bereitstellen. Oftmals kann eine einzige Software nicht alle Anforderungen erfüllen, was den Einsatz mehrerer digitaler Lösungen notwendig macht. Die Herausforderung liegt dabei in der reibungslosen Integration dieser Tools, um den Datenaustausch zu ermöglichen. Eine All-in-one-Lösung ist daher trotz möglicher Funktionseinschränkungen bei einzelnen Teilbereichen die erste Wahl, um digitale Bruchstellen zu vermeiden.
Microsoft 365 etabliert sich als ein führendes Work OS, das umfassende Lösungen für alle wichtigen Aspekte der Zusammenarbeit bereitstellt. Diese interne Lösung wird durch zahlreiche Drittanbieter erweitert, deren Tools nahtlos in das Microsoft 365-Framework integriert werden können.
Microsoft 365 hat sich zu einem vollständigen Work OS entwickelt, das eine Vielzahl von internen Lösungen bietet und das Angebot für Organisationen erweitert. Hier sind die wichtigsten Dienste und Produkte, die Microsoft 365 zu einem essentiellen Arbeitswerkzeug machen.
Persönliche Tools:
Office Tools:
Prozessmanagement:
Dateifreigabe:
Kommunikation und Projektmanagement:
Employer Experience Plattform:
Da bei Transformationen alle Themen und Aufgaben ineinandergreifen und miteinander verbunden sind, ist die nahtlose Integration aller Einzellösungen das wichtigste Kriterium. Microsoft 365 ist der einzige Anbieter, der für alle wichtigen Themenfelder professionelle Lösungen in einem Paket anbietet. Dabei sind die Lizenzpreise attraktiv und können individuell pro Benutzer festgelegt werden. Das spart Kosten und sichert Skalierbarkeit.
Die EU- und Deutschland-spezifischen Datenschutzbestimmungen stellen strenge Anforderungen, die die Implementierung von Microsoft 365 in Behörden komplizieren können. Im Herbst letzten Jahres hat die Datenschutzkonferenz (DSK) trotz diverser Verbesserungen von Microsoft 365 für Behörden aufgrund von Datenschutzbedenken Bedenken geäußert. Microsoft reagierte auf diese Entscheidung mit scharfer Kritik und argumentierte, dass die DSK den Datenschutz von der Realität abkoppelt. Jeder, der bereits mit der DSGVO zu tun hatte, versteht, dass trotz ihrer Bedeutung und Relevanz oft der Eindruck entsteht, dass mit dem Datenschutzargument in Deutschland viele digitale Lösungen und Fortschritte blockiert werden. Eine Verhältnismäßigkeit wird hier selten in Betracht gezogen.
Trotzdem haben viele Kommunen ihre eigene Einschätzung getroffen und setzen Microsoft 365 in ihren Strukturen ein. Die administrativen Optionen der Software ermöglichen sehr spezifische Einstellungen hinsichtlich der Informations- und Datenverarbeitung sowie der Benutzerrechte. Microsoft hat auf die Kritik reagiert und insbesondere die Frage der EU-Datengrenze ab dem 1. Januar 2023 angegangen.
Um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden, können Einstellungen vorgenommen werden, die den Datenschutz verbessern. Dazu gehören die Aktivierung der EU-Boundary, Deaktivierung von Optimierungsinformationen und eingeschränkte mobile Nutzung.
In Deutschland nutzen bereits Ministerien und andere öffentliche Einrichtungen Microsoft 365. Die erstellten Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) zeigen, dass das individuelle Risiko in allen relevanten Bereichen als gering oder sehr gering eingestuft wird.
Microsoft 365 bietet für Kommunen eine umfassende Lösung für zahlreiche digitale und organisatorische Herausforderungen und ermöglicht effiziente digitale Zusammenarbeit. Durch das Vermeiden externer Tools und einem flexiblen Lizenzmodell, das sich an die spezifischen Anforderungen der Mitarbeiter anpasst, bietet Microsoft 365 eine optimale Plattform für den digitalen Arbeitsalltag.
Besonders Microsoft Teams hat sich als führendes Werkzeug für die Teamarbeit etabliert. Mit seiner benutzerfreundlichen und intuitiven Oberfläche bietet Teams den Anwendern einen unkomplizierten Einstieg in die digitale Zusammenarbeit. Features wie Chats, Videocalls und zahlreiche integrierte Apps optimieren und beschleunigen die Zusammenarbeit. Durch die Verwendung von Teams kann die Anzahl der internen E-Mails drastisch reduziert werden, was die Effizienz der Teams erheblich steigert.
Darüber hinaus erweitert die neue Employeer Experience Plattform Viva von Microsoft 365 das Angebot um hervorragende Lösungen für Lern- und Wissensmanagement sowie Mitarbeiterengagement.
Im Hinblick auf das Preis-Leistungs-Verhältnis ist Microsoft 365 einzigartig. Mit der Bereitstellung der bekannten Office Programme, sowohl online als auch als Desktop Client Lösungen, stellt Microsoft 365 für 95% aller Organisationen einen unverzichtbaren Bestandteil ihrer Softwareausstattung dar, die durch regelmäßige Updates stets auf dem neuesten Stand gehalten wird.
Ein Work OS fungiert als das Betriebssystem einer Organisation und bietet zahlreiche Möglichkeiten, die gleichzeitig Fluch und Segen sein können. Für eine erfolgreiche Implementierung ist ein strukturierter Prozess erforderlich, der vom Anforderungsmanagement über die Benutzerverwaltung bis hin zu klaren Kollaborationsregeln reicht. Es ist zwingend notwendig, umfassende Schulungen für alle Mitarbeiter durchzuführen, um sicherzustellen, dass sie effizient mit den relevanten Lösungen arbeiten können.
Häufig kann die Einführung eines Work OS ohne klare Richtlinien zu digitalem Chaos führen, da die Vielzahl der Optionen schnell zu einer Art digitalem Spielparadies werden. Daher ist es wichtig, einen geplanten Rollout mit ständigem Monitoring, Überprüfung und Anpassung der Regeln durchzuführen. Es ist zu beachten, dass das Erlernen neuer Software eine kognitive Herausforderung darstellt und jedes Anzeichen von Chaos in der Nutzung des Work OS zu Frustration führen und die Bereitschaft zum Lernen mindern kann. Das Prinzip "Weniger ist mehr" ist hier zu Beginn von Vorteil. Je mehr Mitarbeiter mit dem Work OS vertraut sind, desto einfacher wird es, Neues auszuprobieren und gemeinsam zu testen.
Digitale Kollaboration steigert die Transparenz und beschleunigt Prozesse erheblich. Dies führt zu komplexen digitalen Umgebungen, die zwar intern verständlich und übersichtlich dargestellt sind, aber insgesamt schnell überwältigend wirken können. Es gilt, regelmäßig zu üben und zu bedenken, dass die Implementierung eines Work OS die Art und Weise der Zusammenarbeit verändert und diese Veränderung Zeit benötigt. Das 'Was', 'Wann' und 'Wie schnell' sind entscheidende Faktoren für eine erfolgreiche Implementierung eines Work OS.
Die IT-Architektur in Kommunen ist maßgeblich von Lösungen geprägt, die für den Umgang und die Verwaltung von Bürgerdaten und Standards unerlässlich sind. Dies umfasst auch eine Vielzahl von Fachanwendungen für die jeweiligen Dezernate und Fachbereiche.
Um den individuellen Bedürfnissen jeder Kommune gerecht zu werden, bieten wir zwei verschiedene Microsoft 365 Konfigurationen speziell für kommunale Anwendungen an.
Microsoft 365 Kommunal – Extension
In diesem Setup wird Microsoft 365 als zusätzliches, paralleles System in der bestehenden IT-Architektur einer Kommune integriert. Es erfolgt eine strikte Trennung zwischen Bürgerdaten und internen Daten. Die bereits etablierte IT-Infrastruktur, die auf einem Active Directory Domänen Windows System beruht, bleibt durch die Einführung von Microsoft 365 Kommunal-Erweiterung unbeeinträchtigt. Das gesamte Work OS bildet einen neuen, zusätzlichen Layer für digitale Zusammenarbeit. Es besteht eine einseitig geöffnete Datenschranke, wodurch Microsoft 365-Dokumente in das interne Dokumentenmanagement-System der Verwaltung überführt werden können. Dieses Setup ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Implementierung, die insbesondere für Transformationsteams sehr geeignet ist. Anfangs ist die Zahl der Nutzer stark begrenzt und wird dann, je nach Bedarf, schrittweise auf die gesamte Organisation ausgeweitet. Ein vollständiger Wechsel auf das Setup "Kommunal - Core" ist jederzeit möglich.
Microsoft 365 Kommunal – Core
In diesem Setup wird Microsoft 365 als primäres System in der IT-Architektur einer Kommune integriert. Die Informationen aus dem Active Directory werden für Login und Profildaten in Microsoft 365 verwendet. Offizielle E-Mail-Adressen werden in Outlook genutzt und alle Office-Lösungen sind sowohl online als auch als Desktop-Anwendungen verfügbar. Die Zusammenarbeit und Schnittstellen mit anderen Teilen der kommunalen IT-Infrastruktur müssen unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Aspekte geprüft werden.
Dieser Rollout muss sorgfältig geplant und auf die gesamte Organisation ausgedehnt werden. Da die bisherigen Laufwerke nach der Umstellung des Active Directory Systems nicht mehr zugänglich sind, müssen alle Daten vor der Umstellung gesichert und nach der Implementierung in die neue Datenstruktur migriert werden.
Microsoft 365 präsentiert für Kommunen ein beachtliches Work OS, das sämtliche Tools für eine effektive digitale Zusammenarbeit integriert. Die umfassende Einbindung aller Lösungen in ein einheitliches Framework minimiert den Schulungsaufwand und vermeidet digitale Bruchstellen.
Schon das Erlangen grundlegender Kompetenzen ermöglicht den Mitarbeitenden, die tägliche Zusammenarbeit wesentlich zu vereinfachen und zu beschleunigen. Die Verwaltung von Weiterbildung, Transformationen oder digitalen Projekten wird erheblich vereinfacht, was zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden beiträgt – ein entscheidender Aspekt für die erfolgreiche Weiterentwicklung von Organisationen. Microsoft bietet spezielle Lizenzpläne für Kommunen an, die sowohl von landesweiten Partnern vertrieben werden, als auch von regionalen IT-Dienstleistern.
Links:
Datenschutz Einschätzung Kanzlei Reusch
Microsoft Dokument zur EU Datengrenze
Link zum unserem Angebot "Microsoft 365 kommunal"
In einer Zeit, in der die Welt um uns herum immer schneller wird und sich kontinuierlich verändert, ist es unerlässlich, dass auch die öffentliche Verwaltung Schritt hält und sich anpasst. Dabei wird der Aspekt des Change Management häufig vernachlässigt oder gar ignoriert. Doch ohne diesen entscheidenden Baustein wird die Umsetzung neuer Technologien in der Verwaltung niemals zu einer echten Transformation führen. In diesem Blogartikel möchte ich meine Gedanken und Erfahrungen zum Thema Change Management in der öffentlichen Verwaltung teilen, die ich am 17. April 2023 im Rahmen eines Workshops beim Niedersächsischen Städte- und Gemeindebund (NSGB) geteilt habe.
Eine erfolgreiche Umsetzung von Change Management in der öffentlichen Verwaltung erfordert eine engagierte Führung, die bereit ist, den Wandel voranzutreiben und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu unterstützen. Führungskräfte müssen in der Lage sein eine Vision für die Zukunft zu entwickeln und klar zu kommunizieren. Dabei sind Empathie, strategisches Denken und kommunikative Fähigkeiten entscheidende Kompetenzen. Ich empfang es als äußerst positiv, dass an meiner Veranstaltung drei kommunale Bürgermeister und viele weitere Führungskräfte unterschiedlichster Kommunen teilgenommen haben.
Warum Change Management so wichtig ist, brauch ich an dieser Stelle nicht zu wiederholen. Nahezu mantramäßig wird durch viele Experten:innen das Thema Change Management auf Messen und in Vorträgen propagiert. Mein persönlicher Fokus liegt eher auf der praktischen Umsetzung im "Maschinenraum der Verwaltung", also da wo man sich die Hände schmutzig machen muss. Denn nur wenn wir die Menschen - die tagtäglich in der Verwaltung arbeiten - erreichen und auf die Veränderungen aktiv vorbereiten, können wir Resultate erzielen. Und ja dazu gehört auch die Wahrheit, dass wir auf dieser Reise Menschen verlieren werden. Die Frage, die sich jede Organisation hierbei stellen sollte, ist auf wen wir uns konzentrieren wollen? Auf die 15%, die wir verloren haben oder auf die 70%, die sich noch "positiv" beeinflussen lässt. Pareto ist mächtig.
Die Grundlage für eine erfolgreiche Transformation in der öffentlichen Verwaltung ist das Schaffen einer offenen und vertrauensvollen Kultur. Es klingt so banal und ist beim Fehlen so fatal. Nur so können Mitarbeiter:innen ihre kreativen Ideen und Bedenken teilen, ohne Angst vor negativen Konsequenzen zu haben. Oder wird wirklich geglaubt, dass ein schicker Innovationshub eine toxische Organisationskultur heilt? Statt mit dem Finger auf andere zu zeigen, wenn Fehler passieren – ein leider typisch deutsches Verhalten – sollten wir ein Umfeld fördern, in dem aus Fehlern gelernt und gemeinsam nach Lösungen gesucht wird. Frei nach dem Motto: "Screw it, try again!"
Interessanterweise bestätigt die aktuelle BANI-Studie von Sopra Steria die Relevanz dieses Aspektes für die öffentliche Verwaltung. Obwohl man die eigene Strategie, Digitalisierung oder Resilienz als Top-Themen erwarten könnte, zeigt die Studie, dass das schlichte "Miteinander Reden" tatsächlich an erster Stelle steht. Dies verdeutlicht eindrücklich, wie wichtig eine offene Kommunikation für den Erfolg von Veränderungsprozessen ist.
Nur die Einbindung aller Beteiligten in den Veränderungsprozess erwirkt eine breite Akzeptanz und Unterstützung für den angestrebten Wandel. Ganz egal, ob Einführung einer neuer Software, Etablierung einer neuen Leitungsstruktur oder die Digitalisierung der Poststelle. Das Dogma haben wir schon oft gehört - "Mitarbeiter mitnehmen". An aller erster Stelle steht für mich aber eher das Thema "Mitarbeiter halten". Hierbei hat das nominelle Change Management erstmal wenig Einfluss, denn hier sind vorrangig die eigenen Personalmanagement-Abteilungen und die jeweiligen Führungskräfte gefragt.
Es ist daher wichtig, genau die Arbeitsbedingungen zu schaffen, die es Menschen in der öffentlichen Verwaltung attraktiv macht dort arbeiten zu wollen. Und ja dazu gehört es auch, die rechtlichen Rahmenbedingungen bis an die Grenze des Machbaren auszureizen. IT-Zulage? Go! Stellenanhebungen? Go! Ausreden zählen nicht, wollen wir weiterfahren oder liegen bleiben? Ich meine, wodurch erklärt sich ansonsten der Wunsch von knapp 1/3 der Arbeitnehmer:innen über eine Kündigung nachzudenken?.
Die Mischung aus Demotivation und fehlenden personellen Ressourcen ist ein absolut toxischer Cocktail. In diesem Umfeld hilft es auch nicht als "Change Manager des Monats" das allseits beliebte "Why" herausstellen. Hier bedarf es operativer Schwerstarbeit, die mitunter auch dazu führen muss die Verwaltungsleitung zu schmerzhaften Entscheidungen zu zwingen. Auch hier beeindrucke Zahlen der BANI-Studie, die das ganze Dilemma verdeutlichen.
Und wie binden wir Stakeholder (wozu auch die Beschäftigten gehören) in diesem Minenfeld jetzt sinnvoll ein? Richtig durch einen Mix aus Kommunikationsmaßnahmen. Und nein, damit ist nicht nur das hässliche Intranet gemeint, welches zwischen Fundgrube und Fahrradverleih sein Dasein fristet. Es muss immer einen Mix aus Kommunikationsmaßnahmen geben, denen eine vollständige Stakeholderanalyse vorausgehen muss, sodass diese schlussendlich in einem eindeutigen Kommunikationsplan mündet. Wie sonst soll ich beurteilen, ob mein Personalrat eher auf der persönlichen oder schriftlichen Ebene involviert werden soll? Wie sonst erhalte ich die Unterstützung für mein Vorhaben, wenn ich nicht weiß in welchem zeitlichen Rhythmus ich meine Entscheidungsträger zu involvieren haben? Wer glaubt, dass ihm hier ein Projektplan in Project oder Excel hier weiterhilft … weit gefehlt.
Ein wenig erinnert mich die skizzierte Situation an die aktuelle Debatte im Umgang mit Künstlicher Intelligenz. KI zeigt uns die gläserne Zerbrechlichkeit von akademischen Wissens- und Sachbearbeitungsjobs, während der Mehrwert von Produktionsarbeiten (wie z.B. Handwerk, Industrie, Pflege) einen zunehmend höheren Stellenwert einnimmt. Eine interessante Wendung der Geschichte, wurde uns doch ständig eingetrichtert, dass die industrielle Revolution 4.0 erst bei Humanrobotern zündet, aber okay. So oder so ähnlich sehe ich das auch in der Transformationsdebatte im Bereich Change Management der öffentlichen Verwaltung. Wenn wir die meiste Zeit in Reden, Diskussionen und unproduktive Jour-Fixe stecken anstatt in "ehrliche Handarbeit" , verlieren wir den Anschluss an die Menschen und schlussendlich auch den Kampf gegen den Wandel.
In diesem Sinne - machen wir uns wieder die Hände schmutzig und gestalten den Wandel aktiv!
Die Weiterentwicklung von Organisationen hat immer etwas mit Lernen zu tun. Und das Lernen betrifft konkret am Ende jeden einzelnen Mitarbeitenden. Die Inhalte können dabei sehr unterschiedlich sein. Die Spanne reicht von Arbeitsunterweisungen, die Aspekte wie Sicherheit oder Compliance betreffen, der Erwerb von Kompetenzen im Bereich von Prozessen oder der Nutzung von Software bin hin zur Verbesserung von Softskills, die sowohl auf Haltung und Verhalten abzielen. Kurzum – Lernen gehört für moderne Organisationen zum Alltag wie die täglichen Aufgaben des Kerngeschäfts.
Doch wie kann Lernen so organisiert werden, dass sich Lernerfolge zeitnah und nachhaltig einstellen? Wie erzeugt man ein positives Lernklima und eine Lust aufs Lernen? Vor diesen Aufgaben stehen viele Organisationen. Und die Antwort darauf lautet: Kollaboratives und kooperatives Lernen.
Die Wissenschaft von Neurologie bis hin zur Pädagogik beschäftigt sich schon viele Jahrzehnte mit der Frage wie der Mensch am besten lernt. Zahlreiche Lernmodelle haben das Licht der Welt erblickt und ebenso viele Theorien, wie Lernen am besten funktioniert.
Gerald Straka, ein deutscher Wirtschaftspsychologe und Professor für Erziehungswissenschaft beschreibt Lernen als ein Zusammenspiel von Handeln und Information, Motivation sowie Emotion, das zu nachhaltigen Veränderungen im Verhalten und dessen Voraussetzungen (z. B. Kenntnissen, Fähigkeiten, Fertigkeiten, Einstellungen) führt.
An seiner Definition ist schon erkennbar, dass der Kontext des Lernens, also die Umgebung, meine Stimmung und Haltung einen relevanten Einfluss auf den Lernerfolg hat. Man lernt, indem man sich aktiv mit neuen Informationen auseinandersetzt (Handeln und Information) und darin auch einen persönlichen Sinn erkennt (Motivation und Emotion). Dies verändert unser Repertoire an Denk-, Fühl- und Handlungsweisen und erweitert damit unsere Möglichkeiten, auf die Herausforderungen des Lebens zu reagieren und diese proaktiv mitzugestalten.
Die Daten und Informationen, die wir wahrnehmen, sind abhängig von unserer Selbst- und Wirklichkeitskonstruktion. Diese wird wiederum davon bestimmt, welche Beobachtungsinstrumente wir nutzen und welche Filter wir haben, die zwischen unseren Sinnesorganen und der Umwelt stehen. Diese Relevanzfilter treffen eine (oft unbewusste) Vorauswahl der Information, die wir überhaupt als solche wahrnehmen. Die Wahl der Medien beeinflusst dabei ebenfalls unsere kognitiven Fähigkeiten. Beim Griff zum Smartphone geht unser Gehirn in einen anderen „Modus“ als beim Griff zu einem Buch. Marshall McLuhan formulierte in seinem legendären Standwerk „Understanding Media“ aus dem Jahr 1969 den bekannten Satz: The medium is the message.
Wissen entsteht durch eine Verknüpfung von Informationen mit bereits vorhandenem Wissen, das bedeutet, lernen ist sehr stark assoziativ. Wir kennen alle die berühmte Eselsbrücke, die sich diesen Effekt zunutze macht: 333 bei Isos Keilerei.
Das heißt, beim Lernen werden nicht irgendwelche leeren Stellen im Gehirn befüllt, sondern Neues wird mit bereits bestehenden zueinander in Beziehung gebracht und verknüpft. Das unterscheidet das Gehirn erheblich von der Analogie zur Festplatte. Ein Gehirn hat keine Obergrenze oder Kapazität. Im Gegenteil, je mehr Informationen vorhanden sind, desto mehr Möglichkeiten für Verknüpfungen gibt es. Ein gutes Beispiel hierfür ist das Erlernen von Sprachen. Bei jeder neuer Sprache fallen uns Vokabeln oder Regeln auf, die man aus anderen Sprachen kennt. So fällt das Lernen weiterer Sprachen immer leichter, weil man mehr Möglichkeiten zum Verknüpfen von bereits erlerntem hat. Dabei unterscheidet man zwischen dem Kurzeit- und Langzeitgedächtnis. Alle Informationen, die eine entsprechende Relevanz haben, schaffen es in unser Langzeitgedächtnis. Dabei unterscheidet man zwischen dem deklarativen oder expliziten Gedächtnis, das alles enthält, was man recht einfach in Worte fassen kann. Und dem impliziten Gedächtnis, das Inhalte speichert, die sich schwer in Worte fassen lassen und mit emotionalen und motorischen Fähigkeiten verbunden sind.
Beim Vorgang der Einspeicherung wird das Arbeitsgedächtnis genutzt. Es ist eine Sonderform des Kurzzeitgedächtnisses. Hier werden Informationen aktiv gehalten und können so umgeformt werden, dass man sie sich einfacher merken kann, um diese mit bereits gespeicherten Informationen zu verbinden.
Lernen findet dann im verstärkten Maße statt, wenn das Erlernte wiederholt und reflektiert wird. Also eine Kodierung und Rekodierung stattfindet.
Wie gut lernen funktioniert, hängt nach Dr. Gerhard Roth von folgenden Faktoren ab:
Diese Faktoren bilden die Basis für kollaboratives Lernen.
Menschen lernen unterschiedlich. Während die einen am liebsten allein über Büchern brüten, fühlen sich andere in Lerngruppen wohler. Egal zu welchem Lerntyp man gehört, generell gilt, das Lernen dann am erfolgreichsten stattfindet, wenn man die Themen nicht nur liest oder aufschreibt, sondern die Themen reflektiert. Diese Reflexion funktioniert am besten in einer Gruppe im Gespräch. Es ist daher nicht verwunderlich, dass die Lerngruppe sowohl in der Schule bis ins Studium hinein eine wichtige Rolle einnimmt. Genau hier setzt das kollaborative Lernen an. Man lernt gemeinsam. Am Beispiel einer Software sucht man sich ein Lehrvideo, lädt eine andere Person zum Anschauen des Videos ein und nach dem beide Personen das Video gesehen haben, tauschst man sich über das Video aus. Das gemeinsame Lernen erhöht im anschließenden Dialog nicht nur den Lerneffekt, sondern es steigert auch die Motivation, da man weiß, jemand anders beschäftigt sich auch mit diesen Inhalten. Und man möchte natürlich im folgenden Gespräch nicht den Eindruck hinterlassen, als ob man entweder nicht aufmerksam war oder schlichtweg nichts verstanden hat. Dieser kleine Challenge kann sehr motivierend wirken, wenn er nicht verbissen gesehen wird.
Beim kooperativen Lernen teilt man komplexere Themen auf in Unternehmen. Man verteilt diese Themen an unterschiedliche Teams, die sich den jeweiligen Themen widmen. So kann man die Menge an Inhalten auf die Schultern mehrerer Personen verteilen. Im Anschluss findet dann ein Austauch der Teams über die jeweilig gelernten Themen statt. Idealerweise lernen natürlich die Teams die Themen, die später im Job bezogen auf ihre Tätigkeiten eine hohe Relevanz haben.
Lernen ist ein komplexer kognitiver Prozess, bei dem sowohl alle Sinne als auch die Kontexte eine große Rolle spielen hinsichtlich des Lernerfolgs. In jedem Fall ist eine positive Grundhaltung Neues zu lernen unabdingbar, um uns so zu „primen“, damit neue Themen und Inhalte uns überhaupt erreichen und ein Lernen möglich ist.
In Organisationen sollte Lernen so organisiert werden, dass sowohl das kollaborative als auch das kooperative Lernen gefördert wird. Auch hier gilt, gemeinsam kann man mehr und vor allem schneller erreichen.
Das Unternehmen Microsoft hat in den letzten Jahren mit Office365 ein digitales Framework entwickelt, das ohne Übertreibung alle anderen vergleichbaren Lösungen blass aussehen lässt.
Die Leistungsfähigkeit dieser Lösung ist aufgrund der zahlreichen Applikationen, die alle aufeinander abgestimmt sind, einzigartig und konkurrenzlos.
Die Datenschutzbestimmungen in der EU und in Deutschland sehen sehr strenge Regelungen vor, die den Einsatz von Microsoft365 in Behörden erschwert. So kam die DSK im Herbst letzten Jahres zu der Schlussfolgerung, dass trotz zahlreicher Nachbesserungen Microsoft 365 für Behörden aus Gründen der Datenschutzregelungen nicht empfohlen werden kann. Microsoft übte harsche Kritik an der Entscheidung und formulierte den Vorwurf, dass die DSK den Datenschutz zum Selbstzweck verfremdet und die Bedenken an der Realität des Datenschutzes vorbei gehe. Wer schon mal mit dem Thema DSGVO konfrontiert wurde, weiß, dass hier trotz aller Bedeutung und Relevanz oftmals der Eindruck entsteht, das mit dem Argument Datenschutz in Deutschland viele digitale Lösungen und Fortschritt in Grund und Boden gestampft werden. Eine Verhältnismäßigkeit wird hier selten ins Kalkül gezogen. Das ist auch ein Grund, warum viele Kommunen hier ihre eigene Einschätzung vornehmen und Microsoft 365 in ihrer Kommune einsetzen. Die administrativen Optionen der Software ermöglichen hier sehr dezidierte Einstellungen bzgl. der Informations- und Datenverarbeitungen genauso wie hinsichtlich der Benutzerrechte.
Microsoft hat trotz der Kritik auf inhaltliche Aspekte reagiert. Insbesondere der Aspekt der EU-Datengrenze wurde ab dem 01.01.2023 in Angriff genommen.
Der Einsatz von Microsoft 365 löst für Kommunen sehr viele digitale und organisatorische Herausforderungen und ermöglicht digitale Kollaboration in allen Aspekten der digitalen Zusammenarbeit ohne externe Tools einsetzen zu müssen. Das flexible Lizenzmodell ermöglicht darüber hinaus die Lizenzen der Mitarbeiter dezidiert an die tatsächlichen Anforderungen im Arbeitsalltag anzupassen.
Allem voran Microsoft Teams hat sich zu Recht zu einem Quasi-Standard für die Zusammenarbeit von Teams entwickelt. Die Benutzeroberfläche und Funktionsweise der Software ist sowohl einfach und intuitiv verständlich und bietet den Nutzern einen niedrigschwelligen Einstieg in die Welt der digitalen Zusammenarbeit mit Chats, Videocalls und zahlreichen Apps, die die Zusammenarbeit vereinfachen und beschleunigen. Durch den Einsatz von Teams kann die Anzahl der internen E-Mails sehr stark reduziert werden, was die Performance der Teams erheblich steigert.
Die Einführung von Microsoft 365 ist kein reines IT-Projekt. Es ist vielmehr ein Change-Projekt, dass bei richtiger Handhabung die Arbeitsweisen komplett verändert. Das betrifft zum einen die Datenablage-, und Verwaltung aber vielmehr die prinzipielle Art und Weise, wie Menschen gemeinsam an Projekten arbeiten und die Zusammenarbeit organisieren. Nahezu alle zentralen Aspekte moderner digitaler Arbeit können durch Microsoft 365 integriert werden. Das betrifft nicht nur die Arbeit mit den bekannten Office Programmen, sondern geht über Applikationen wie Teams und Planner für Projektarbeit bis hin zu interner Schulung und der Organisation von Transformationsprozessen mit der Applikation Viva.
Die Liste der Vorteile für den Einsatz von Microsoft 365 ist nahezu endlos. Ein Grund mehr für Kommunen hier sorgfältig zu prüfen, ob und unter welchen Bedingungen der Einsatz in der Kommune sinnvoll ist.
Website Microsoft - EU Datengrenze
EU-Datengrenze - Artikel von Microsoft
Artikel bei Heise
Stellungnahme des Landes Rheinland Pfalz
Kanzlei Reusch - Stellungnahme EU Datengrenze
Wir können als Berater keine eindeutige Handlungsempfehlung abgegeben hinsichtlich der Bewertung der Datenschutzvorgaben. Aber wir können versichern, dass Microsoft 365 nahezu in allen relevanten Bereichen der digitalen Zusammenarbeit ausgezeichnete Lösungen bietet, die die Performance und Effizienz einer Kommune um ein vielfaches steigert.
Aufgrund unserer Erfahrung bieten wir Kommunen ein speziell auf die Anforderungen einer Kommune angepasstes Dienstleistungspaket: M365 kommunal.
Dieses Paket basiert auf den IT-Architekturen kommunaler Verwaltungen, den Sicherheitsaspekten einer kommunalen IT und den Anforderungen innerhalb der täglichen Arbeitsabläufe innerhalb einer Kommune. Unser ganzheitlicher Ansatz verbindet digitale Technologie mit einem effizienten Implementierungskonzept, das das Lernen und Anwenden von Microsoft 365 in kürzester Zeit ermöglicht.
Hier gehts zur Anfrage für unsere Leistung "Microsoft 365 kommunal".
Agilität ist ein Begriff, der in der Geschäftswelt schon lange bekannt ist. Aber auch in Kommunen wird er immer wichtiger. Insbesondere in Zeiten des Wandels, wie wir sie aktuell erleben, ist es für Städte und Gemeinden unerlässlich, schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Doch wie funktioniert das in der Praxis?
Nahezu jeder Prozess innerhalb einer Organisation ist verbunden mit Kommunikation. Ob man jemand über einen Status informiert, einen Aspekt abstimmen möchte, eine Freigabe benötigt oder um eine Meinung bittet. In vielen Organisationen werden all diese unterschiedlichen Kommunikationsaspekte immer noch mit einem einzigen Medium verarbeitet: E-Mail.
Daher besteht ein erster Schritt darin, die Kommunikation innerhalb der Verwaltung zu verbessern. Es ist wichtig, dass die verschiedenen Abteilungen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter miteinander vernetzt sind und regelmäßig miteinander im Austausch stehen. Dazu sind mehrere Formate und Formen möglich. Neben den digitalen Möglichkeiten kommt in der Agilität dem persönlichen Gespräch eine ganz Bedeutung bei. Denn keine Kommunikationsform ist in Sachen Informationsvermittlung so effektiv wie das Gespräch. Mit der Etablierung verschiedenere Formate, unter anderem den Rewiews, können Probleme frühzeitig erkannt und gemeinsam gelöst werden.
Die interessierten Parteien, sprich die Stakeholder, sind elementar wichtige Bestandteile einer funktionierenden Kommune. Es gibt interne und externe Stakeholder. Die wichtigsten externen Stakeholder sind Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen sowie soziale Träger und Vereine. Diese Parteien in die Kommunikation zu integrieren, einen regelmässigen Austausch und Feedback zu organisieren, bringt einer Kommune viele und unmittelbare Informationen, um die eigene Leistungsfähigkeit zu steigern und den Nutzen der Arbeit zu verbessern.
In Zeiten der Veränderungen ist es hilfreich sich mit anderen Kommunen zu vernetzen, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen. Durch den Austausch von Erfahrungen und Best Practices können Städte und Gemeinden voneinander lernen und schneller auf Veränderungen reagieren. Eine Möglichkeit hierfür sind regionale Netzwerke oder interkommunale Zusammenarbeit. Die Herausforderungen sind in vielen Kommunen sehr ähnlich gelagert. Zu erfahren, welche Strategien und Prozesse andere Kommunen gewählt haben, kann das eigene Vorankommen extrem beschleunigen. Insbesondere das Lernen aus Fehlern von anderen kann präventiv dafür sorgen, dass man sich eigene negative Erfahrungen erspart und von Beginn an auf funktionierende Strategien setzt.
Die Organisation von Austausch, Projekten, Strategien und Aufgaben kann nur effizient organisiert werden, wenn die entsprechenden Tools dafür zur Verfügung stehen. In Transformationsprozessen müssen Projekte organisiert und Aufgaben verwaltet werden, die interaktiv und gemeinsam bearbeitet werden können. Eine Exceltabelle ist hierfür absolut ungeeignet und führt nicht zu der gewünschten und notwendigen Transparenz und Übersicht für alle Beteiligten. Digital Kollaboration ist nicht zuletzt wegen der Integration von Remote Arbeit unerlässlich, um eine reibungslose Zusammenarbeit an Projekte zu gewährleisten unabhängig von Raum und Zeit.
Insgesamt gibt es viele Ansätze, wie Kommunen agiler werden können. Ein zentraler Punkt ist dabei jedoch immer die Flexibilität und Offenheit für Veränderungen. Nur so kann eine Verwaltung schnell auf neue Herausforderungen reagieren und den Bedürfnissen der Bewohnerinnen und Bewohner gerecht werden. Der berüchtigte "Dienst nach Vorschrift" kann in vielen Aspekten den Herausforderungen der Kommunen nicht mehr Rechnung tragen. Vielmehr müssen stark prozessorientierte Arbeiten wie das Bearbeiten von Anträgen sinnvoll kombiniert werden mit Arbeiten im Bereich der Weiterentwicklung. Entweder Oder Ansätze sind hier nicht hilfreich. Agilität bedeutet den Mut neue Wege zu gehen, dem Prozess zu vertrauen, und sich gemeinsam neuen Aufgaben zu stellen.
Kommunen können durch die Generierung von Public Value einen deutlichen Mehrwert für ihre Bürger schaffen. Dieser Mehrwert kann in steigenden Gewinnen, zufriedenen Bürgern und einer verbesserten Lebensqualität resultieren. In diesem Blog wird erklärt, wie Kommunen durch Public Value Profit generieren und so ihren Mehrwert für die Bürger steigern können.
Public Value ist ein Konzept, das sich auf den Nutzen bezieht, den eine Organisation oder Institution für die Gesellschaft und die Gemeinschaft bietet. Im Falle von Kommunen bedeutet dies, dass sie sich auf die Schaffung von Werten konzentrieren sollten, die über die bloße Erfüllung von Aufgaben hinausgehen. Die Idee hinter Public Value ist es, dass Kommunen nicht nur als Verwalter von Ressourcen agieren, sondern auch als aktive Gestalter der Gesellschaft. Indem sie sich auf die Schaffung von Public Value konzentrieren, können Kommunen einen Mehrwert für ihre Gemeinden generieren, der über die bloße Erfüllung von Aufgaben hinausgeht. Dies kann dazu beitragen, das Vertrauen der Bürger in die Kommunalverwaltung zu stärken und die Attraktivität der Gemeinde als Wohn- und Arbeitsort zu steigern. In diesem Blogartikel werden wir untersuchen, wie Kommunen durch die Schaffung von Public Value einen Mehrwert generieren können und welche konkreten Schritte sie unternehmen können, um dies zu erreichen.
In der Wertschöpfungskette spielen Unternehmen eine zentrale Rolle, doch auch der öffentliche Sektor hat einen wichtigen Platz in diesem Prozess. Kommunen können durch ihre Aufgaben und Dienstleistungen einen Mehrwert für die Gesellschaft schaffen und somit auch Profit generieren. Dabei geht es nicht nur um die Bereitstellung von Infrastruktur und öffentlichen Einrichtungen, sondern auch um die Förderung von Bildung, Kultur und Innovation. Durch gezielte Investitionen können Kommunen beispielsweise Start-ups unterstützen und somit die lokale Wirtschaft stärken. Auch die Schaffung von attraktiven Lebensbedingungen und die Förderung von Umweltschutzmaßnahmen können dazu beitragen, dass sich Unternehmen in der Region ansiedeln und somit Arbeitsplätze und Wohlstand schaffen. Der öffentliche Sektor ist somit ein wichtiger Partner für Unternehmen und trägt maßgeblich zur Wertschöpfungskette bei.
Um als Kommune erfolgreich Public Value zu generieren, ist es wichtig, eine klare Strategie zu haben. Diese sollte sich an den Bedürfnissen und Wünschen der Bürger orientieren und auf langfristige Ziele ausgerichtet sein. Dabei ist es auch wichtig, die Zusammenarbeit mit anderen Akteuren wie Unternehmen, Vereinen und Institutionen zu suchen, um Synergien zu nutzen und gemeinsame Projekte umzusetzen. Eine offene Kommunikation mit den Bürgern ist ebenfalls von großer Bedeutung, um deren Bedürfnisse und Wünsche zu verstehen und umzusetzen. Auch eine regelmäßige Evaluation der umgesetzten Maßnahmen ist wichtig, um den Erfolg zu messen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen zu können. Durch eine erfolgreiche Generierung von Public Value können Kommunen nicht nur den Mehrwert für die Bürger erhöhen, sondern auch langfristig Profit generieren.
Wenn Kommunen Public Value-Projekte umsetzen, ist es wichtig, dass sie einige Erfolgsfaktoren berücksichtigen. Dazu gehört zum Beispiel eine klare Zielsetzung, die von Anfang an kommuniziert wird. Auch eine gute Zusammenarbeit mit allen beteiligten Akteuren ist unerlässlich. Hierbei ist es wichtig, dass alle Beteiligten ihre Expertise einbringen können und gemeinsam an einer Lösung arbeiten. Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die Einbindung der Bürgerinnen und Bürger. Denn nur wenn diese aktiv in den Prozess eingebunden werden, können Projekte erfolgreich umgesetzt werden. Zudem sollten Kommunen darauf achten, dass sie eine langfristige Perspektive haben und die Projekte nicht nur kurzfristig angehen. Nur so können sie nachhaltige Ergebnisse erzielen und langfristig von den Projekten profitieren.
Und was haben wir nun gelernt? Kommunen können tatsächlich durch Public Value Profit generieren. Aber das ist kein einfacher Prozess. Es erfordert eine umfassende Herangehensweise, die alle Aspekte des öffentlichen Lebens einbezieht. Es ist wichtig, dass die Kommunen die Bedürfnisse und Erwartungen ihrer Bürger verstehen und darauf reagieren. Sie müssen auch sicherstellen, dass ihre Aktivitäten transparent und nachvollziehbar sind. Schließlich müssen sie die richtigen Instrumente und Strategien einsetzen, um ihre Ziele zu erreichen. Wenn all dies gelingt, können Kommunen tatsächlich einen Mehrwert schaffen, der sowohl den Bürgern als auch der Gemeinschaft zugutekommt.
