Microsoft hat in den letzten Jahren mit Office 365, jetzt bekannt als Microsoft 365, ein digitales Framework entwickelt, das die Möglichkeiten der digitalen Kollaboration revolutioniert hat. Dank einer Vielzahl von aufeinander abgestimmten Applikationen lässt es andere Lösungen im Schatten stehen. Doch wie können Kommunen von diesem leistungsstarken Paket profitieren? Welche Datenschutzaspekte sind zu beachten?
In diesem Blogartikel wollen wir diese Fragen klären und das Potential von Microsoft 365 für Kommunen beleuchten.
Eine Organisation ist ein komplexes System mit zahlreichen Subsystemen bis hin zu jedem Mitarbeitenden, der für sich ein eigenes System darstellt. Eine erfolgreiche Transformation kann nur gelingen, wenn all diese Systeme und deren Zusammenspiel berücksichtigt werden. Bei der Entwicklung einer Organisation müssen daher verschiedene Faktoren zusammen betrachtet werden:
Ein ideales Work OS sollte Lösungen für jedes dieser Themenfelder bieten. Microsoft 365 als solches Work OS bietet mittlerweile Lösungen für alle wichtigen Aspekte der Zusammenarbeit.
Ein optimales Work OS (Working Operating System) sollte Lösungen für jedes angesprochene Themenfeld bereitstellen. Oftmals kann eine einzige Software nicht alle Anforderungen erfüllen, was den Einsatz mehrerer digitaler Lösungen notwendig macht. Die Herausforderung liegt dabei in der reibungslosen Integration dieser Tools, um den Datenaustausch zu ermöglichen. Eine All-in-one-Lösung ist daher trotz möglicher Funktionseinschränkungen bei einzelnen Teilbereichen die erste Wahl, um digitale Bruchstellen zu vermeiden.
Microsoft 365 etabliert sich als ein führendes Work OS, das umfassende Lösungen für alle wichtigen Aspekte der Zusammenarbeit bereitstellt. Diese interne Lösung wird durch zahlreiche Drittanbieter erweitert, deren Tools nahtlos in das Microsoft 365-Framework integriert werden können.
Microsoft 365 hat sich zu einem vollständigen Work OS entwickelt, das eine Vielzahl von internen Lösungen bietet und das Angebot für Organisationen erweitert. Hier sind die wichtigsten Dienste und Produkte, die Microsoft 365 zu einem essentiellen Arbeitswerkzeug machen.
Persönliche Tools:
Office Tools:
Prozessmanagement:
Dateifreigabe:
Kommunikation und Projektmanagement:
Employer Experience Plattform:
Da bei Transformationen alle Themen und Aufgaben ineinandergreifen und miteinander verbunden sind, ist die nahtlose Integration aller Einzellösungen das wichtigste Kriterium. Microsoft 365 ist der einzige Anbieter, der für alle wichtigen Themenfelder professionelle Lösungen in einem Paket anbietet. Dabei sind die Lizenzpreise attraktiv und können individuell pro Benutzer festgelegt werden. Das spart Kosten und sichert Skalierbarkeit.
Die EU- und Deutschland-spezifischen Datenschutzbestimmungen stellen strenge Anforderungen, die die Implementierung von Microsoft 365 in Behörden komplizieren können. Im Herbst letzten Jahres hat die Datenschutzkonferenz (DSK) trotz diverser Verbesserungen von Microsoft 365 für Behörden aufgrund von Datenschutzbedenken Bedenken geäußert. Microsoft reagierte auf diese Entscheidung mit scharfer Kritik und argumentierte, dass die DSK den Datenschutz von der Realität abkoppelt. Jeder, der bereits mit der DSGVO zu tun hatte, versteht, dass trotz ihrer Bedeutung und Relevanz oft der Eindruck entsteht, dass mit dem Datenschutzargument in Deutschland viele digitale Lösungen und Fortschritte blockiert werden. Eine Verhältnismäßigkeit wird hier selten in Betracht gezogen.
Trotzdem haben viele Kommunen ihre eigene Einschätzung getroffen und setzen Microsoft 365 in ihren Strukturen ein. Die administrativen Optionen der Software ermöglichen sehr spezifische Einstellungen hinsichtlich der Informations- und Datenverarbeitung sowie der Benutzerrechte. Microsoft hat auf die Kritik reagiert und insbesondere die Frage der EU-Datengrenze ab dem 1. Januar 2023 angegangen.
Um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden, können Einstellungen vorgenommen werden, die den Datenschutz verbessern. Dazu gehören die Aktivierung der EU-Boundary, Deaktivierung von Optimierungsinformationen und eingeschränkte mobile Nutzung.
In Deutschland nutzen bereits Ministerien und andere öffentliche Einrichtungen Microsoft 365. Die erstellten Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) zeigen, dass das individuelle Risiko in allen relevanten Bereichen als gering oder sehr gering eingestuft wird.
Microsoft 365 bietet für Kommunen eine umfassende Lösung für zahlreiche digitale und organisatorische Herausforderungen und ermöglicht effiziente digitale Zusammenarbeit. Durch das Vermeiden externer Tools und einem flexiblen Lizenzmodell, das sich an die spezifischen Anforderungen der Mitarbeiter anpasst, bietet Microsoft 365 eine optimale Plattform für den digitalen Arbeitsalltag.
Besonders Microsoft Teams hat sich als führendes Werkzeug für die Teamarbeit etabliert. Mit seiner benutzerfreundlichen und intuitiven Oberfläche bietet Teams den Anwendern einen unkomplizierten Einstieg in die digitale Zusammenarbeit. Features wie Chats, Videocalls und zahlreiche integrierte Apps optimieren und beschleunigen die Zusammenarbeit. Durch die Verwendung von Teams kann die Anzahl der internen E-Mails drastisch reduziert werden, was die Effizienz der Teams erheblich steigert.
Darüber hinaus erweitert die neue Employeer Experience Plattform Viva von Microsoft 365 das Angebot um hervorragende Lösungen für Lern- und Wissensmanagement sowie Mitarbeiterengagement.
Im Hinblick auf das Preis-Leistungs-Verhältnis ist Microsoft 365 einzigartig. Mit der Bereitstellung der bekannten Office Programme, sowohl online als auch als Desktop Client Lösungen, stellt Microsoft 365 für 95% aller Organisationen einen unverzichtbaren Bestandteil ihrer Softwareausstattung dar, die durch regelmäßige Updates stets auf dem neuesten Stand gehalten wird.
Ein Work OS fungiert als das Betriebssystem einer Organisation und bietet zahlreiche Möglichkeiten, die gleichzeitig Fluch und Segen sein können. Für eine erfolgreiche Implementierung ist ein strukturierter Prozess erforderlich, der vom Anforderungsmanagement über die Benutzerverwaltung bis hin zu klaren Kollaborationsregeln reicht. Es ist zwingend notwendig, umfassende Schulungen für alle Mitarbeiter durchzuführen, um sicherzustellen, dass sie effizient mit den relevanten Lösungen arbeiten können.
Häufig kann die Einführung eines Work OS ohne klare Richtlinien zu digitalem Chaos führen, da die Vielzahl der Optionen schnell zu einer Art digitalem Spielparadies werden. Daher ist es wichtig, einen geplanten Rollout mit ständigem Monitoring, Überprüfung und Anpassung der Regeln durchzuführen. Es ist zu beachten, dass das Erlernen neuer Software eine kognitive Herausforderung darstellt und jedes Anzeichen von Chaos in der Nutzung des Work OS zu Frustration führen und die Bereitschaft zum Lernen mindern kann. Das Prinzip "Weniger ist mehr" ist hier zu Beginn von Vorteil. Je mehr Mitarbeiter mit dem Work OS vertraut sind, desto einfacher wird es, Neues auszuprobieren und gemeinsam zu testen.
Digitale Kollaboration steigert die Transparenz und beschleunigt Prozesse erheblich. Dies führt zu komplexen digitalen Umgebungen, die zwar intern verständlich und übersichtlich dargestellt sind, aber insgesamt schnell überwältigend wirken können. Es gilt, regelmäßig zu üben und zu bedenken, dass die Implementierung eines Work OS die Art und Weise der Zusammenarbeit verändert und diese Veränderung Zeit benötigt. Das 'Was', 'Wann' und 'Wie schnell' sind entscheidende Faktoren für eine erfolgreiche Implementierung eines Work OS.
Die IT-Architektur in Kommunen ist maßgeblich von Lösungen geprägt, die für den Umgang und die Verwaltung von Bürgerdaten und Standards unerlässlich sind. Dies umfasst auch eine Vielzahl von Fachanwendungen für die jeweiligen Dezernate und Fachbereiche.
Um den individuellen Bedürfnissen jeder Kommune gerecht zu werden, bieten wir zwei verschiedene Microsoft 365 Konfigurationen speziell für kommunale Anwendungen an.
Microsoft 365 Kommunal – Extension
In diesem Setup wird Microsoft 365 als zusätzliches, paralleles System in der bestehenden IT-Architektur einer Kommune integriert. Es erfolgt eine strikte Trennung zwischen Bürgerdaten und internen Daten. Die bereits etablierte IT-Infrastruktur, die auf einem Active Directory Domänen Windows System beruht, bleibt durch die Einführung von Microsoft 365 Kommunal-Erweiterung unbeeinträchtigt. Das gesamte Work OS bildet einen neuen, zusätzlichen Layer für digitale Zusammenarbeit. Es besteht eine einseitig geöffnete Datenschranke, wodurch Microsoft 365-Dokumente in das interne Dokumentenmanagement-System der Verwaltung überführt werden können. Dieses Setup ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Implementierung, die insbesondere für Transformationsteams sehr geeignet ist. Anfangs ist die Zahl der Nutzer stark begrenzt und wird dann, je nach Bedarf, schrittweise auf die gesamte Organisation ausgeweitet. Ein vollständiger Wechsel auf das Setup "Kommunal - Core" ist jederzeit möglich.
Microsoft 365 Kommunal – Core
In diesem Setup wird Microsoft 365 als primäres System in der IT-Architektur einer Kommune integriert. Die Informationen aus dem Active Directory werden für Login und Profildaten in Microsoft 365 verwendet. Offizielle E-Mail-Adressen werden in Outlook genutzt und alle Office-Lösungen sind sowohl online als auch als Desktop-Anwendungen verfügbar. Die Zusammenarbeit und Schnittstellen mit anderen Teilen der kommunalen IT-Infrastruktur müssen unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Aspekte geprüft werden.
Dieser Rollout muss sorgfältig geplant und auf die gesamte Organisation ausgedehnt werden. Da die bisherigen Laufwerke nach der Umstellung des Active Directory Systems nicht mehr zugänglich sind, müssen alle Daten vor der Umstellung gesichert und nach der Implementierung in die neue Datenstruktur migriert werden.
Microsoft 365 präsentiert für Kommunen ein beachtliches Work OS, das sämtliche Tools für eine effektive digitale Zusammenarbeit integriert. Die umfassende Einbindung aller Lösungen in ein einheitliches Framework minimiert den Schulungsaufwand und vermeidet digitale Bruchstellen.
Schon das Erlangen grundlegender Kompetenzen ermöglicht den Mitarbeitenden, die tägliche Zusammenarbeit wesentlich zu vereinfachen und zu beschleunigen. Die Verwaltung von Weiterbildung, Transformationen oder digitalen Projekten wird erheblich vereinfacht, was zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden beiträgt – ein entscheidender Aspekt für die erfolgreiche Weiterentwicklung von Organisationen. Microsoft bietet spezielle Lizenzpläne für Kommunen an, die sowohl von landesweiten Partnern vertrieben werden, als auch von regionalen IT-Dienstleistern.
Links:
Datenschutz Einschätzung Kanzlei Reusch
