Microsoft 365

Microsoft 365 kommunal

Jürgen Schmitt

Das Unternehmen Microsoft hat in den letzten Jahren mit Office365 ein digitales Framework entwickelt, das ohne Übertreibung alle anderen vergleichbaren Lösungen blass aussehen lässt.
Die Leistungsfähigkeit dieser Lösung ist aufgrund der zahlreichen Applikationen, die alle aufeinander abgestimmt sind, einzigartig und konkurrenzlos.

Datenschutz - wichtig, aber kein Selbstzweck

Die Datenschutzbestimmungen in der EU und in Deutschland sehen sehr strenge Regelungen vor, die den Einsatz von Microsoft365 in Behörden erschwert. So kam die DSK im Herbst letzten Jahres zu der Schlussfolgerung, dass trotz zahlreicher Nachbesserungen Microsoft 365 für Behörden aus Gründen der Datenschutzregelungen nicht empfohlen werden kann. Microsoft übte harsche Kritik an der Entscheidung und formulierte den Vorwurf, dass die DSK den Datenschutz zum Selbstzweck verfremdet und die Bedenken an der Realität des Datenschutzes vorbei gehe. Wer schon mal mit dem Thema DSGVO konfrontiert wurde, weiß, dass hier trotz aller Bedeutung und Relevanz oftmals der Eindruck entsteht, das mit dem Argument Datenschutz in Deutschland viele digitale Lösungen und Fortschritt in Grund und Boden gestampft werden. Eine Verhältnismäßigkeit wird hier selten ins Kalkül gezogen. Das ist auch ein Grund, warum viele Kommunen hier ihre eigene Einschätzung vornehmen und Microsoft 365 in ihrer Kommune einsetzen. Die administrativen Optionen der Software ermöglichen hier sehr dezidierte Einstellungen bzgl. der Informations- und Datenverarbeitungen genauso wie hinsichtlich der Benutzerrechte.
Microsoft hat trotz der Kritik auf inhaltliche Aspekte reagiert. Insbesondere der Aspekt der EU-Datengrenze wurde ab dem 01.01.2023 in Angriff genommen.

Kollaboration, New Work und Remotearbeit

Der Einsatz von Microsoft 365 löst für Kommunen sehr viele digitale und organisatorische Herausforderungen und ermöglicht digitale Kollaboration in allen Aspekten der digitalen Zusammenarbeit ohne externe Tools einsetzen zu müssen. Das flexible Lizenzmodell ermöglicht darüber hinaus die Lizenzen der Mitarbeiter dezidiert an die tatsächlichen Anforderungen im Arbeitsalltag anzupassen.

Allem voran Microsoft Teams hat sich zu Recht zu einem Quasi-Standard für die Zusammenarbeit von Teams entwickelt. Die Benutzeroberfläche und Funktionsweise der Software ist sowohl einfach und intuitiv verständlich und bietet den Nutzern einen niedrigschwelligen Einstieg in die Welt der digitalen Zusammenarbeit mit Chats, Videocalls und zahlreichen Apps, die die Zusammenarbeit vereinfachen und beschleunigen. Durch den Einsatz von Teams kann die Anzahl der internen E-Mails sehr stark reduziert werden, was die Performance der Teams erheblich steigert.

Microsoft 365 ist in erster Linie ein Change-, kein IT Projekt.

Die Einführung von Microsoft 365 ist kein reines IT-Projekt. Es ist vielmehr ein Change-Projekt, dass bei richtiger Handhabung die Arbeitsweisen komplett verändert. Das betrifft zum einen die Datenablage-, und Verwaltung aber vielmehr die prinzipielle Art und Weise, wie Menschen gemeinsam an Projekten arbeiten und die Zusammenarbeit organisieren. Nahezu alle zentralen Aspekte moderner digitaler Arbeit können durch Microsoft 365 integriert werden. Das betrifft nicht nur die Arbeit mit den bekannten Office Programmen, sondern geht über Applikationen wie Teams und Planner für Projektarbeit bis hin zu interner Schulung und der Organisation von Transformationsprozessen mit der Applikation Viva.

Die Liste der Vorteile für den Einsatz von Microsoft 365 ist nahezu endlos. Ein Grund mehr für Kommunen hier sorgfältig zu prüfen, ob und unter welchen Bedingungen der Einsatz in der Kommune sinnvoll ist.

Links zum Thema

Website Microsoft - EU Datengrenze
EU-Datengrenze - Artikel von Microsoft
Artikel bei Heise
Stellungnahme des Landes Rheinland Pfalz
Kanzlei Reusch - Stellungnahme EU Datengrenze

Fazit:

Wir können als Berater keine eindeutige Handlungsempfehlung abgegeben hinsichtlich der Bewertung der Datenschutzvorgaben. Aber wir können versichern, dass Microsoft 365 nahezu in allen relevanten Bereichen der digitalen Zusammenarbeit ausgezeichnete Lösungen bietet, die die Performance und Effizienz einer Kommune um ein vielfaches steigert.
Aufgrund unserer Erfahrung bieten wir Kommunen ein speziell auf die Anforderungen einer Kommune angepasstes Dienstleistungspaket: M365 kommunal.
Dieses Paket basiert auf den IT-Architekturen kommunaler Verwaltungen, den Sicherheitsaspekten einer kommunalen IT und den Anforderungen innerhalb der täglichen Arbeitsabläufe innerhalb einer Kommune. Unser ganzheitlicher Ansatz verbindet digitale Technologie mit einem effizienten Implementierungskonzept, das das Lernen und Anwenden von Microsoft 365 in kürzester Zeit ermöglicht.

Hier gehts zur Anfrage für unsere Leistung "Microsoft 365 kommunal".

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